Перед любой активно и успешно развивающейся компанией по мере её роста, достижения определенных бизнес результатов возникает потребность в профессиональной подготовке и повышении квалификации сотрудников, формировании кадрового резерва внутри организации, в дополнительном обучении и подготовке руководителей.

В конечном счете, возникает потребность в плановом и систематическом обучении сотрудников с понятными процедурами и точками контроля, с осознанными целями и результатами данного обучения.

Руководитель компании, HR-директор или специалист, ответственный за создание учебного центра и постановку системы обучения в компании, решает на этом пути ряд ключевых вопросов:

• Кого обучать?
• Чему обучать разные категории сотрудников?
• Каким образом проводить обучение?
• Кто будет проводить обучение?
• Какой бюджет необходимо и оптимально заложить на обучение?
• Как оценивать результаты обучения?
• Как мотивировать сотрудников на обучение?
• Где проводить обучение?

В нашей статье Вы найдете для себя ответы на эти и многие другие вопросы, но

вначале хотелось бы представить последовательность шагов - этапов работы, которые необходимо пройти при построении системы обучения и развития персонала в компании. Эти этапы работы могут идти последовательно один за другим либо выполняться параллельно для ускорения процесса (например, с привлечением внешних провайдеров).

Основные этапы построения системы обучения персонала в компании

1. Разработка Моделей компетенций (списка компетенций) и профилей успеха для конкретных должностей или групп должностей компании по отделам (подразделениям).
2. Диагностика мотивации сотрудников компании на обучение.
3. Диагностика потребностей в обучении сотрудников по отделам с учетом целей, планов развития компании и конкретных бизнес-задач.
4. Разработка концепции и утверждение системы обучения в компании.
5. Разработка и составление плана обучения сотрудников на год.
6. Расчет и утверждение бюджета на обучение на год.
7. Выбор и утверждение состава преподавателей, тренеров, как внутри компании, так и на внешнем рынке среди внешних провайдеров – тренинговых и консалтинговых компанией для проведения последующего обучения. Проведение тендера по выбору внешнего провайдера – это наиболее эффективный подход к организации обучения персонала с использованием внешних ресурсов. Это позволит Вам максимально предметно проанализировать и сравнить одновременно несколько подходов к обучению Вашего персонала и сделать, таким образом, наилучший выбор.
8. Разработка и утверждение конкретных программ обучения персонала в соответствии с планом обучения.
9. Разработка и утверждение процедур, методик и точек контроля для оценки эффективности обучения.
10. Разработка и внедрение системы оценки (аттестации) сотрудников.
11. Внесение изменений (если это необходимо) в корпоративную культуру и систему мотивации (как ее части) сотрудников в компании.
12. Проведение процедур обучения сотрудников.
13. Оптимизация и развитие системы обучения.

Хотелось бы подробно остановиться на некоторых наиболее важных из этих этапов работы, по которым обычно возникает много вопросов.

Диагностика мотивации сотрудников на обучение.

В практике часто встречается следующая ситуация: когда компания стабильная и сложившаяся, сотрудники взрослые люди, долго работают на одном месте, и в компании в силу объективных причин нет условий для особого карьерного роста и развития сотрудников, бывает очень трудно найти те факторы, которые стимулировали бы и заинтересовали сотрудников на обучение. В таких случаях очень важно до разработки и внедрения системы обучения провести предварительно диагностику мотивации сотрудников на обучение для выявления потребностей сотрудников и внесения соответствующих изменений в систему мотивации в компании. Это позволит найти и дать сотрудникам некую «конфетку» и стимулировать сотрудников на обучение, придать значимость этому процессу в глазах персонала.

Лучше для проведения диагностики мотивации сотрудников использовать внешних консультантов, у которых «не замылены» глаза работой в данной компании, а сотрудники, в свою очередь, быстрее и лучше перед ними раскроются (и это факт!), так как они ни коем образом не зависят от них по службе.

Диагностика потребностей в обучении.

Всегда нужно помнить, что диагностика должна быть комплексной и включать в себя не только диагностические анкеты, различные опросники, но и личные интервью с руководителями компании, подразделений и самими сотрудниками отделов. При разработке программы диагностики важно учитывать не только списки компетенций, но и планы перспективного развития компании, цели и задачи бизнеса.

Разработка концепции и утверждение системы обучения в компании.

Система обучения в компании создается не на один год, поэтому при ее разработке важно учитывать возможность ее дальнейшего развития и модификации.

Поэтому она должна быть комплексной и строиться на принципах развивающего и многоэтапного обучения всех категорий сотрудников.

Также важно учитывать особенности обучения разных категорий сотрудников.

Так, в системе обучения обязательно должны присутствовать:

• Схемы и программы последовательного обучения сотрудников ключевых для компании подразделений (продаж, сервиса, закупок, call-центров, логистики), регулярно обновляемые и учитывающие наиболее актуальные потребности в обучении сотрудников.
• Программы индивидуального и выборочного обучения топ – менеджеров компании и сотрудников, входящих в состав кадрового резерва.

В соответствии с реальной потребностью и финансовыми возможностями компании в систему обучения могут быть также включены:

• Программы долгосрочного обучения наиболее ценных сотрудников компании (например, второе высшее или MBA за счет компании, что требует также дополнительной разработки юридической документации – «Ученический договор» с сотрудником и т.п.)

Разработка программ обучения и составление плана обучения сотрудников на год.

При составлении планов обучения сотрудников на год важно обратить внимание на то, чтобы этот план был сбалансирован между разными подразделениями и учитывал распределение бюджета на обучение на год. Важно, чтобы периодичность обучения для сотрудников одного подразделения была не чаще 1 раза в 2-3 месяца, чтобы не перегружать сотрудников и дать им возможность хорошо усвоить и начать применять навыки, полученные на предыдущем обучении.

Необходимо обратить особое внимание на процедуры поддержки и оценки усвоения и применения знаний и навыков между обучениями.

Выбор и утверждение состава преподавателей, тренеров и/или консалтинговых компанией для проведения обучения.

Выбор преподавателей для проведения обучения или провайдера тренинговых услуг - это всегда комплексная проблема и зависит от нескольких факторов. Прежде всего, необходимо определиться с тематикой, объемом программ обучения и тем количеством сотрудников по отделам, которое необходимо обучить.

Оптимальным является комплексный подход к выбору того, кто будет проводить обучение, а именно:

• Для подготовки стажеров, проведения первичного обучения продукту и ассортименту услуг компании, адаптационных программ логичнее использовать ресурс внутренних преподавателей (институт которых предстоит создать с соответствующей мотивацией и статусом), систему наставничества и ресурс внутреннего тренера.
• Для большого количества сотрудников, нуждающихся в проведении обучения по типовым программам (например, продавцы сети розничных магазинов) целесообразнее использовать ресурс внутреннего тренера, если необходимо то и нескольких тренеров (когда речь идёт о массовом системном обучении).
• Для последовательного обучения сотрудников ключевых для компании подразделений (продаж, сервиса, закупок, call-центров, логистики) наиболее эффективным подходом будет использование возможностей внешних провайдеров, имеющих серьёзный подтвержденный рекомендациями опыт обучения персонала. Причём у провайдера должен быть опыт обучения персонала не только данной категории и специализации, но и, что крайне важно, опыт обучения персонала именно в Вашем сегменте рынка. И, конечно же, особое внимание необходимо будет уделить выбору бизнес-трененра (или тренеров), которые будут реализовывать программу обучения и развития персонала. Требования к бизнес-тренеру необходимо продумать и согласовать со всеми заинтересованными лицами компании ещё на этапе организации и проведения тендера по выбору провайдера для обучения персонала.
• Для обучения нескольких сотрудников из отделов каким-то узким специальным знаниям (например, бухгалтеров, рекламщиков, маркетологов и др.), не требующих поголовного обучения, лучше использовать ресурс внешних провайдеров. Наиболее эффективным подходом здесь будет направление таких (отдельных) сотрудников на открытые тренинги по заранее составленному на год плану обучения, а далее использовать систему каскадного обучения.

В систему каскадного обучения будет входить следующее:

1. Прошедшие обучение сотрудники готовят семинар и рассказывают о пройденном на открытом тренинге материале и полученных навыках всем заинтересованным сотрудникам внутри компании;
2. Раздаточные материалы открытых тренингов помещаются во внутреннюю корпоративную библиотеку компании и находятся в свободном доступе для всех заинтересованных сотрудников.

Таким образом, достигается несколько важных для компании целей:

• экономия денежных средств
• достаточно широкий охват сотрудников, заинтересованных в получении данных навыков
• выработка у прошедших обучение на открытом тренинге сотрудников (чаще всего это руководители отделов или наиболее квалифицированные сотрудники) навыков преподавания, чтобы затем использовать их ресурс, как внутренних преподавателей

Для обучения топ - менеджеров и руководителей подразделений компании лучше использовать ресурс внешних провайдеров обучения (как в открытом, так и в корпоративном формате), так как они вряд ли, да это и нецелесообразно, пойдут учиться к внутреннему тренеру.

Расчет и утверждение бюджета на обучение на год.

Нередко возникает вопрос, какое количество финансовых средств, с точки зрения эффективности и разумной экономии, заложить в бюджет на обучение сотрудников на год. Особенно этот вопрос актуален в условиях финансового кризиса, который, безусловно, внёс свои коррективы в решение данного вопроса. По сведениям, опубликованным в открытых источниках, в крупных западных компаниях тратят на обучение, подготовку и повышение квалификации сотрудников 0,5 – 2 % от годового оборота компании.

В российских компаниях этот показатель в настоящее время не имеет какого-либо среднего значения, так как серьёзно зависит от системы ежегодного планирования и бюджетирования финансовых средств на обучение и развития персонала, действующей в компании. В каждой компании существуют свои принципы формирования и использования бюджета, при этом на величину бюджета влияют, как правило, два ключевых фактора – потребности компании в обучении, и её финансовое состояние.

Разработка и утверждение процедур, методик и точек контроля для оценки эффективности обучения.

Этот аспект является очень важным в системе обучения, так как нельзя просто учить сотрудников и никак не оценивать и контролировать результаты обучения.

Критерии эффективности обучения и их оценка – это вопрос многоплановый и достаточно сложный. Но, все же, хотелось отметить, что в процедурах оценки эффективности обучения и применения сотрудниками полученных знаний, умений и навыков необходимо использовать комплексный подход (тестовые задания, карты наблюдений, контрольные группы, контрольные клиенты и звонки, оценка с использованием технологий «тайный клиент», «тайный покупатель» и др.) и определенную периодичность. Особое внимание следует уделить процедурам поддержки и закрепления полученных навыков (внедрение корпоративных стандартов работы с клиентами, стандартов продаж, служебные инструкции, регулярный разбор сложных рабочий ситуаций с сотрудниками и др.)

Разработка и внедрение системы регулярной оценки или аттестации сотрудников.

На этот момент следует обратить особое внимание. Система ежегодной оценки (аттестации) является важным моментом в поддержке системы обучения, мотивации, роста и развития сотрудников. Успехи в обучении, приобретённые знания и навыки (помимо, прежде всего, бизнес результатов) должны являться одним из блоков оценки (аттестации) и влиять на результат прохождения аттестации. В свою очередь, система регулярной оценки персонала будет также являться и механизмом для оценки эффективности проведённого в компании обучения.

Если в компании отсутствует система карьерного роста, для мотивации сотрудников на обучение возможно разработать и внедрить систему грейдов, влияющих на фиксированную часть оклада. Одним из условий перехода к следующему грэйду по результатам аттестации для сотрудника будет прохождение обучения и освоение определенного набора знаний и навыков, соответствующих списку компетенций для данного грэйда.

Внесение изменений в корпоративную культуру компании.

Внедрение системы обучения в компании - это комплексная задача и она непосредственно связана с системой мотивации сотрудников, оценки, созданием кадрового резерва, карьерным ростом сотрудников, внутренней организационной средой.

Система обучения является частью корпоративной культуры, в которую возможно придется вносить коррективы по мере внедрения системы обучения в компании.

Например, принятие следующих правил и внутренних установок для сотрудников в организации: «Мы все в компании учимся и это является неотъемлемой частью нашей жизни и деятельности в компании, необходимым условием и потребностью для дальнейшего роста, развития и успешной работы в компании».

Оптимизация и развитие разработанной системы обучения.

Система обучения является «живым» и очень гибким «организмом», а не каким-то жёстким и действующим по одной и той же схеме механизмом. Система обучения является, образно говоря, каркасом и подстраивается под цели и задачи организации, может и должна меняться вместе с ростом и развитием компании и происходящими изменениями в бизнесе. Поэтому очень важно отслеживать результаты обучения, те процедуры и мероприятия, которые дают реальный результат, оптимизировать и закреплять их в существующей системе обучения.

Важным аспектом в совершенствовании системы обучения в организации является изучение новых тенденций на рынке тренинговых услуг и дополнительного бизнес-образования для того, чтобы использовать новые, наиболее прогрессивные технологии для развития и повышения квалификации сотрудников Вашей компании!